KI-unterstützte Verbesserung der Capabilities (AIDCE)

Im Frühjahr 2025 startet die Großbäckerei KNACKFRISCH GmbH (53 Filialen) ein zweimonatiges Projekt zur systematischen Verbesserung ihrer neun zentralen Capabilities — also der strategisch bedeutsamen Fähigkeiten, die Wettbewerbsvorteile sichern. Grundlage ist die AIDCE-Methode (AI-Driven Capability Enhancement), die mittels KI-gestützter Recherche in großen Datenmengen evidenzbasiert die wichtigsten Erfolgsfaktoren für jede Capability ermittelt, den Status quo erfasst und konkrete, pragmatische Maßnahmen vorschlägt.

1. Vorbereitung und Definition

Zunächst laden wir nach einem Vorgespräch mit dem Eigentümer Vertreter aller relevanten Fachbereiche (Produktion, Qualität, Einkauf, Finanzen, Logistik, HR, Filialmanagement und Vertrieb) zu einem Kick-off-Workshop ein. Dort erläutern wir Grundbegriffe und die Vorgehensweise und erarbeiten neun zentrale Capabilities, die relevant für die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens sind und im Rahmen der Verbesserungsmaßnahmen betrachtet werden sollen.

• Was ist eine Capability? Eine langfristig aufzubauende Kernkompetenz, z.B. „Produktionsverfügbarkeit“ oder „Supply-Chain-Transparenz“.
• Was sind Critical Success Factors (CSF) wozu sind sie wichtig? Die wichtigsten Erfolgsfaktoren, z.B. Ofentemperatur-Genauigkeit, Kundenzufriedenheit oder Lieferpünktlichkeit.
• Wie ist die Vorgehensweise? Die fünf Projektphasen des AIDCE-Vorgehens:
  1. Einstieg & Definition der Capabilities
  2. Analyse & Fragebogenerstellung
  3. Online-Selbstbewertung & Gap-Analyse
  4. Maßnahmenplanung & Verantwortung
  5. Umsetzung & Iteration

Wir einigen uns auf folgende neun Capabilities:

1. Produktions- und Anlagenverfügbarkeit
2. Qualitätssicherung & HACCP-Compliance
3. Supply-Chain-Transparenz & Frischelogistik
4. Produktinnovations-Management
5. Beschaffung
6. Verwaltung (Buchhaltung & Controlling)
7. Filialnetz
8. Personal
9. Präsentation & Verkauf.

2. Analyse & Lücken­ermittlung

In den folgenden drei Wochen führen wir eine KI-gestützte Recherche durch: Die KI konsolidiert wissenschaftliche Artikel, Fallstudien und Praxiserfahrungen, um für jede Capability die CSFs zu ermitteln und zu priorisieren. Parallel dazu erstellt ein Expertenteam aus KNACKFRISCH-Mitarbeitenden 40 praxisnahe Fragen zu den Reifegraden (z.B. „Wie häufig wird die Temperatur im Ofen manuell protokolliert?“).

Woche 5 und 6 steht im Zeichen der Online-Selbstbewertung: Produktionsleiter, QS-Beauftragte, Einkäufer, Controller, Logistikplaner, Filialleiter, HR-Manager und Vertriebsleiter füllen anonymisiert den Fragebogen aus. Die automatisierte Auswertung liefert für jede Capability einen Reifegrad von 1 (niedrig) bis 10 (hoch) und zeigt Lücken in Form von Gap-Scores. Die Resultate visualisieren wir in Spider-Diagrammen, damit auch Laien Trends und Schwächen sofort erkennen .

3. Maßnahmenplanung mit Fokus auf Low-Tech

In Workshops zur Maßnahmenplanung (Woche 7–9) ergänzen wir die KI-Vorschläge um besonders pragmatische, schnell umsetzbare Schritte, die keine aufwändige Technik erfordern. Pro Capability setzen wir zunächst nur 1–2 exemplarische Verbesserungsvorschläge um:

1. Produktions- und Anlagen­verfügbarkeit
   • Predictive Maintenance (vorausschauende Wartung) beginnt mit einfachen Checklisten und wöchentlichen Ofen-Gesundheits-Checks durch Schichtleiter (Erfassung in Excel).
   • Visualisierung: Einführung eines visuellen Ampel-Boards im Ofenkontrollraum zur Anzeige der letzten Prüf- und Wartungstermine.
   • Lernen: Einrichtung eines monatlichen „Lessons Learned“-Termins, in dem wiederkehrende Störungen gesammelt und Standard-Reparaturanleitungen erstellt werden.
2. Qualitätssicherung & HACCP-Compliance
   • HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) wird durch Papier-Dashboards mit täglichen Temperatur- und Reinigungsprotokollen umgesetzt und durch Vier-Augen-Kontrollen abgesichert.
   • Visualisieren: Anbringen eines großen Whiteboards in der Backstube, auf dem die Tages-HACCP-Kontrollpunkte schriftlich festgehalten werden.
   • Schulungen: Schulung der Mitarbeitenden per Kurzvideos, die auf jedem Betriebs-Tablet abgespielt werden.
3. Supply-Chain-Transparenz & Frischelogistik
   • Ein Just-in-Time (JIT)-Bestellplan in Google Sheets markiert automatisch mit Ampelfarben, wann neue Rohstoffe zu ordern sind.
   • Lieferantenkontakt: Wöchentliche Lieferanten-Review-Calls per Telefonkonferenz, um potenzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen.
   • Transparenz Wareneingang: Einrichtung eines einfachen Slack-Channels, in dem der Wareneingang in Echtzeit gemeldet und dokumentiert wird.
4. Produktinnovations-Management
   • Ein monatliches Ideen-Forum (analoges Meeting) lässt Verkäufer und Bäcker neue Brotvarianten vorstellen und bewerten.
   • Qualitätswettbewerb: Test-Backtage, bei denen drei Prototyp-Brote parallel gebacken und am Filialpersonal degustiert werden.
   • Anonymes Feedback: Verwendung von Umfrage-Karten auf dem Pausentisch, mit denen jede/r Mitarbeitende anonym Favoriten markieren kann.
5. Beschaffung
   • Eine einfache Excel-Datenbank mit Lieferantenprofilen stellt Bio-Zertifizierung und Preisbedingungen übersichtlich dar; Rahmenverträge sichern günstige Konditionen.
   • Quartalsweise Lieferanten-Scoring-Workshops, in denen die besten Partner prämiert und schlechte Performance anonym besprochen wird.
   • Einführung einer „First-Minute“-Bestellrunde: Einkäufer rufen zweimal am Tag die aktuellen Bedarfe ab und bündeln Bestellungen.
6. Verwaltung (Buchhaltung & Controlling)
   • Statt RPA-Bots kommen standardisierte Excel-Makros für wiederkehrende Buchungsvorgänge zum Einsatz und ein wöchentliches Finance-Huddle (Abgleich per Videocall).
   • Nutzung von einfacher, generativer KI für Berichte und Auswertungen.
   • Digitalisierung aller Belege.
   • Erstellung von halbautomatischen Pivot-Tabellen für Monats- und Quartalsabschlüsse, die per Knopfdruck aktualisiert werden.
   • Einrichtung eines wöchentlichen „Konten-Klinik“-Termins, in dem offene Posten im Team besprochen und bereinigt werden.
7. Filialnetz
   • Tourenplanung erfolgt mithilfe einer Excel-Kartensoftware; Filiallayouts werden mit einfachen Skizzen-Vorlagen vereinheitlicht.
   • Einführung einer „Filial-Checkliste“, die jede Filialleiterin vor der Tour abarbeitet (z.B. Schilder, Hygiene, Regalaufbau).
   • Weitere Option: Gemeinsame Quarterly-Tour mit Filialleitern, um Best Practices bei Ladenaufbau direkt vor Ort abzugleichen.
8. Personal
   • Anstelle einer komplexen Workforce-Analytics-Plattform nutzt das HR-Team einen gemeinsamen Google-Kalender für Teilzeitkräfte; Schichtwünsche werden per Chat abgestimmt.
   • Einführung von Schicht-Tausch-Karten: Mitarbeitende dokumentieren getauschte Dienste in handschriftlichen Kärtchen.
   • Einrichtung eines monatliche „HR-Cafés“: Offener Austausch zwischen Mitarbeitenden und HR-Verantwortlichen bei Kaffee und Snacks.
9. Präsentation & Verkauf
   • Regaloptimierung erfolgt per Foto-Feedback in einer WhatsApp-Gruppe; für die 30-Minuten-Markdown-Strategie werden handschriftliche Rabatt-Schilder eingesetzt.
   • Plakatwände in den Filialen mit wechselnden Aktions-Layouts, die alle Mitarbeitenden mitgestalten können.
   • Kurzschulungen im Service-Alltag („1-min-Impulse“) zu Cross-Selling und CI-Checklisten direkt vor Filialöffnung.

4. Umsetzung und erste Ergebnisse

Ab Woche 10 setzen die Zuständigen die Maßnahmen in kleinen Sprints um. Wöchentliches Monitoring in einem zentralen Excel-Dashboard zeigt Fortschritte. Bereits nach vier Wochen kann KNACKFRISCH bilanzieren:

• Ungeplante Ofenausfälle sinken um 25% dank strukturierter Checklisten.
• Tägliche Reinigungsprotokolle steigern die Hygienestandards (HACCP) und reduzieren Reklamationen um 10%.
• Just-in-Time-Bestellungen verringern das Working Capital um 12%.
• Standardisierte Filialaufbauten stärken den Wiedererkennungseffekt beim Kunden.
• Foto-Reviews der Regale steigern den Regal-Umschlag um 20%.
• Umsatzsteigerung durch verbesserte Kundenansprache, geändertes Angebot, klare Markenbotschaften, qualifiziertes Personal, schnellere Verkaufsprozesse und andere Maßnahmen ca. 9%.

5. Fazit: Nachhaltiger Lernprozess

Innerhalb von acht Wochen etabliert die KNACKFRISCH GmbH nicht nur punktuelle Verbesserungen, sondern einen kontinuierlichen Lernprozess, der auch zu mehr Umsatz und Gewinn bei leicht gesunkenen Kosten führt. Jeder Zyklus endet mit einem Review, und Erkenntnisse fließen in ein zentrales „Lessons Learned“-Dokument ein. So wachsen die neun Capabilities Schritt für Schritt in ihrer Reife – und das mit minimalem Ressourceneinsatz und ohne teure Technik.

Anhang: 6. Ausgewählte Key Performance Indikatoren (KPI), die auch in die Fragebögen zur Ermittlung des aktuellen Status eingeflossen sind.

6.1 Produktions- und Anlagenverfügbarkeit

1. Ungeplante Ofenausfälle pro Monat
2. Durchschnittliche Reparaturdauer (Stunden)
3. Ersatzteil-Verfügbarkeit (%)
4. Anzahl der durchgeführten Wartungs-Checklisten pro Woche
5. Anzahl der geschulten Mitarbeiter zur Ofenpflege
6. …

6.2 Qualitätssicherung & HACCP-Compliance

1. Anzahl HACCP-Abweichungen pro Monat
2. Prozentuale Aufzeichnung aller Temperatur-Checks
3. Reklamationsrate (%)
4. Reinigungsprotokoll-Vollständigkeit (%)
5. Anzahl Hygieneschulungen pro Quartal
6. …

6.3 Supply-Chain-Transparenz & Frischelogistik

1. Termintreue der Lieferanten (%)
2. Lagerumschlagshäufigkeit (× pro Monat)
3. Working-Capital-Tage für Rohstoffe
4. Durchlaufzeit Wareneingang (Stunden)
5. Anzahl Eskalationen wegen Lieferengpässen
6. …

6.4 Produktinnovations-Management

1. Anzahl eingereichter Ideen pro Quartal
2. Idee-Annahmequote (%)
3. Umfrage-Karten-Rücklaufquote (%)
4. Verkaufsanteil neuer Produkte (%)
5. Kundenfeedback-Score zu neuen Produkten
6. …

6.5 Beschaffung

1. Anteil bio-zertifizierter Zutaten (%)
2. Durchschnittlicher Einkaufspreis pro Einheit (€)
3. Working-Capital-Reduktion (%)
4. Lieferanten-Scoring-Index
5. Rabatt-Ausnutzungsquote (%)
6. …

6.6 Verwaltung (Buchhaltung & Controlling)

1. Automatisierungsgrad der Buchungsvorgänge (%)
2. Dauer Monatsabschluss (Tage)
3. Fehlerquote bei Buchungen (%)
4. Controlling-Dashboard-Zugriffe pro Woche
5. Zufriedenheit Finance-Team (Interner Score)
6. …

6.7 Filialnetz

1. Touren­erfüllungsgrad (%)
2. Durchschnittliche Tourlänge (km)
3. Anzahl standardisierter Filiallayouts (%)
4. Reklamationen pro Filiale
5. Filialleiter-Zufriedenheit
6. Shop-Audit-Score
7. …

6.8 Personal

1. Planerfüllungsquote Schichten (%)
2. Fluktuationsrate (%)
3. Durchschnittliche Reaktionszeit auf Schichtwünsche (Stunden)
4. Krankheitsquote (%)
5. Anteil Teilzeitkräfte am Personal (%)
6. Mitarbeiterzufriedenheits-Score
7. …

6.9 Präsentation & Verkauf

1. Regal-Umschlagshäufigkeit (× pro Tag)
2. Cross-Selling-Umsatzanteil (%)
3. Kundenorientierungs-Score (Mystery Audit)
4. CI-Checklisten-Abarbeitungsquote (%)
5. Conversion-Rate am POS (%)
6. Durchschnittliche Verweildauer im Laden (Minuten)
7. Umsatzsteigerung pro Aktionswoche (%)
8. …

Frequently Asked Questions (FAQ)

1. Was genau ist AIDCE und wofür steht es?

AIDCE steht für „AI–Driven Capability Enhancement“ und ist ein Verfahren zur systematischen Verbesserung der erfolgskritischen Fähigkeiten (Capabilities) eines Unternehmens – basierend auf Künstlicher Intelligenz, evidenzbasiertem Wissen und praktischer Erfahrung.

2. Warum sollte ich mich überhaupt mit Capabilities beschäftigen?

Weil nicht Technik, Markt oder Kunde allein, sondern die Fähigkeit Ihrer Organisation zum Lernen, Anpassen und systematischen Verbessern über nachhaltigen Unternehmenserfolg entscheidet.

3. Was unterscheidet AIDCE von anderen Reifegradanalysen oder Assessment-Tools?

AIDCE kombiniert KI-gestütztes Deep Research mit wissenschaftlichen Quellen, realer Projekterfahrung und kontinuierlicher Lernlogik. KI ermöglicht die Fülle an Informationen zu managen und zu priorisieren. Das Ergebnis: objektive, schnelle und praxisnahe Maßnahmen mit minimalem Aufwand.

4. Wie aufwändig ist der Einsatz für mein Unternehmen?

Sehr gering. Die komplette Analyse inklusive Fragebogenerstellung und Gap-Analyse dauert fünf Wochen. Beteiligte Personen investieren typischerweise wenige Stunden verteilt über diesen Zeitraum. Die Umsetzung der Maßnahmen erfordert allerdings Aufwand, deswegen wird gemeinsam geplant und priorisiert.

5. Wie werden die relevanten Capabilities identifiziert?

Durch KI-gestützte Recherche, kombiniert mit Projektwissen und Expertenvalidierung. Dabei wird gezielt ermittelt, welche Fähigkeiten Ihre Wertschöpfung treiben und verbessert werden sollten.

6. Wie valide sind die Ergebnisse?

Die Reifegradbewertung basiert auf konsolidierten Critical Success Factors, die KI-gestützt aus einer großen Menge von Wissen extrahiert und von erfahrenen Fachleuten geprüft wurden. So entsteht ein objektiver, faktenbasierter Reifegradüberblick.

7. Wie funktioniert die eigentliche Bewertung?

Mittels eines validierten Fragebogens (ca. 30 Fragen je Capability), der online von Schlüsselpersonen im Unternehmen beantwortet wird. Die Ergebnisse werden automatisch ausgewertet und grafisch aufbereitet (z.B. Spider-Diagramme).

8. Wer beantwortet den Fragebogen – das Management oder die Fachbereiche?

Die Bewertung erfolgt durch Schlüsselpersonen in den relevanten Domänen – idealerweise anonymisiert – um realistische Einschätzungen ohne politische Verfärbung zu erhalten.

9. Wie entstehen daraus konkrete Maßnahmen?

Basierend auf der Gap-Analyse werden domänenspezifische Maßnahmen vorgeschlagen, die bereits mit den kritischen Erfolgsfaktoren ermittelt wurden. Sie werden nach dem Assessment gemeinsam priorisiert und mit den Verantwortlichen vereinbart – inklusive Wirkungszielen und Zeitrahmen.

10. Was ist das Besondere am Maßnahmenansatz?

Die Maßnahmen beruhen auf Best Practices und wissenschaftlichen Erkenntnissen, werden aber stets unternehmensspezifisch angepasst. Es wird nichts „übergestülpt“.

11. Wie fließt Künstliche Intelligenz konkret ein?

KI wird genutzt, um relevante Studien und Erfolgsmuster zu identifizieren, Inhalte zu konsolidieren, Fragebögen zu generieren und Maßnahmenvorschläge abzuleiten – schnell, skalierbar und ohne subjektive Verzerrung.
Der Mensch (Sie!) bleibt stets „in the Loop“ und kann in jedem Schritt steuernd eingreifen.

12. Wie sichert AIDCE Nachhaltigkeit und kontinuierliche Verbesserung?

Nach jedem Durchlauf werden neue Erkenntnisse in eine zentrale Wissensbasis integriert. So entsteht ein lernendes System, das sukzessive optimiert wird.

13. Welche Erfolge kann ich erwarten?

Ein realistischer Überblick über Stärken und Schwächen der Organisation, klare Steuerung über Reifegradmetriken, Vermeidung endloser Diskussionen und schnell umsetzbare Verbesserungen mit messbarer Wirkung.

14. Ist das auch für KMU geeignet oder nur für Großunternehmen?

AIDCE ist so konzipiert, dass es mit geringem Ressourceneinsatz auch in mittelständischen Organisationen durchgeführt werden kann. Die skalierbare Methodik erlaubt eine flexible Anwendung je nach Unternehmensgröße.

15. Wird unsere Organisation durch das Verfahren belastet?

Nein. Die Methode ist so aufgebaut, dass sie mit minimalem operativen Eingriff funktioniert. Kein umfassendes Change-Projekt – sondern gezielte, strukturierte Verbesserung in kleinen, effektiven Schritten.

16. Wie schnell sehe ich erste Ergebnisse?

Schon nach fünf Wochen liegt die erste Reifegradanalyse mit Maßnahmenplan vor. Die Umsetzung startet unmittelbar danach und zeigt typischerweise innerhalb weniger Wochen erste Wirkungen.

17. Was kostet das Verfahren?

AIDCE ist aufgrund des hohen Automatisierungsgrades und der klaren Struktur äußerst kosteneffizient – insbesondere im Vergleich zu klassischen Beratungsprojekten.
Uns selber ist sehr an einem schlanken Verfahren gelegen. Sie zahlen bis zur fertigen Vereinbarung von Maßnahmen etwa zwei Monate für zwei Berater, gerne vereinbaren wir einen Pauschalpreis.

18. Wird dabei unsere bestehende Struktur berücksichtigt oder alles umgekrempelt?

Bestehende Strukturen und Erfahrungen werden ausdrücklich einbezogen. AIDCE entscheidet niemals, sondern integriert vorhandenes Wissen und fokussiert auf relevante Veränderungspotenziale. Sie bleiben stets „Herr des Verfahrens“.

19. Wie werden Interessenskonflikte bei der Maßnahmenumsetzung vermieden?

Die Maßnahmen werden domänenspezifisch geplant, aber zentral koordiniert. So bleibt die Verantwortung dezentral, die Steuerung aber effizient und transparent.

20. Was passiert nach dem ersten Durchlauf?

Es folgt eine optionale neue Iteration – auf Basis aktualisierter Wissensbasis und Erkenntnisse. Dadurch entsteht ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess statt eines einmaligen Projekts.