Aufbau- und Ablauforganisation für eine ausgelagerte Softwareabteilung eines Krankenversicherers
13. Oktober 1996Prozesszykluszeit-Analyse und Prozessverbesserungen in der Metallverarbeitung
1. Mai 1998Projektziel: Die Entwicklung und Implementierung einer neuen Artikeldatenbank zur effizienteren Verwaltung von Produktdaten in einem großen Versandhaus. Ziel war es, eine zentrale, einheitliche und leicht zugängliche Datenbank zu schaffen, die die bisherige, komplexe Systemlandschaft ersetzt und den Datenaustausch zwischen den Abteilungen verbessert.
Externe Unterstützung: Unser Partner Hans-Jörg Vohl war als Berater zur Koordination der Fachbereiche und Lösung struktureller und kultureller Herausforderungen erfolgreich eingesetzt.
Ausgangssituation & Problemstellung
Alle bisherigen Versuche zur Einführung einer neuen Artikeldatenbank waren aufgrund der hohen Komplexität der vorhandenen IT-Systeme und unterschiedlicher Interessen der Stakeholder gescheitert. Es wurde erkannt, dass es sich nicht nur um ein technisches Projekt handelt, sondern um einen tiefgreifenden Veränderungsprozess innerhalb des Unternehmens. Unterschiedliche Mentalitäten der Fachabteilungen führten zu Kommunikationsproblemen und mangelnder Abstimmung, sodass das Projekt ohne externe Moderation in eine Krise geriet.
Durch die Einbindung eines externen Beraters konnten die Interessen der Abteilungen gebündelt und auf das gemeinsame Ziel ausgerichtet werden. Innerhalb von sechs Monaten wurden die wichtigsten Schritte zur Umsetzung der neuen Artikeldatenbank erfolgreich realisiert.
Wesentliche Projektschritte
- Analyse und Konzeption:
- Untersuchung der bestehenden Systemlandschaft
- Identifikation von Problemen und Engpässen
- Erarbeitung eines Konzepts für die neue Artikeldatenbank
- Abstimmung mit den Fachbereichen:
- Klärung von Anforderungen und Erwartungen
- Workshops und Interviews mit den Fachabteilungen
- Definition gemeinsamer Ziele
- Technische Umsetzung:
- Entwicklung eines Prototyps
- Berücksichtigung der strategischen Optionen aus der 33/11-Liste
- Anpassung der IT-Systeme und Schnittstellen
- Testphase und Optimierung:
- Präsentation des Prototyps
- Feedback der Fachbereiche
- Verbesserung kritischer Funktionen
- Schulung und Einführung:
- Planung von Schulungen für betroffene Mitarbeiter
- Terminliche Abstimmung mit den Abteilungen
- Einführung der neuen Datenbank in KW 04/98
Herausforderungen und Lösungen
- Unterschiedliche Prioritäten der Fachbereiche → Lösung: Moderation durch externen Berater zur Bündelung der Interessen
- Mangelnde Kommunikation zwischen IT und Fachbereichen → Lösung: Regelmäßige Meetings und offene Diskussionen
- Fehlende strategische Abstimmung mit bestehenden Prozessen → Lösung: Prüfung und Anpassung der 33/11-Liste
- Verzögerung bei der Entwicklung des Prototyps → Lösung: Klärung der kritischen Fragen und rasche Bereitstellung der relevanten Informationen.
Ergebnisse & Nutzen
- Verbesserte Datenqualität: Einheitliche und aktuelle Produktdaten
- Effizienzsteigerung: Schnellere und zuverlässigere Prozesse
- Bessere Zusammenarbeit: Abteilungsübergreifende Transparenz und Kommunikation
- Flexibilität: Anpassung der Artikeldatenbank an neue Marktanforderungen
Fazit: Das Projekt zur Einführung der neuen Artikeldatenbank war nicht nur ein technisches, sondern auch ein organisatorisches und kulturelles Veränderungsprojekt. Durch die enge Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen und die Moderation durch einen externen Berater konnten die Herausforderungen erfolgreich gemeistert und eine nachhaltige Lösung geschaffen werden.