Entwicklung eines KPI-basierten Steuerungssystems für ein marktführendes Fortbildungsinstitut

Zielsetzung:
Das Projekt zielt darauf ab, eine Balanced Scorecard (BSC) als Zielsystem für einen Geschäftsbereich eines marktführenden Fortbildungsinstituts zu entwickeln. Das Hauptaugenmerk liegt auf dem Coaching des internen Projektleiters und der Stärkung der agilen Projektorganisation. Die BSC soll dazu beitragen, dass das Team seine strategischen Ziele effektiver verfolgen und erreichen kann. Mit diesem Projekt war unser Partner Hans-Jörg Vohl betraut.

2. Hintergrund

Das marktführende Fortbildungsinstitut hat sich auf die Bereiche Human Resources (HR) und Organizational Development (OD) spezialisiert hat.

Schwerpunkte des Projekts:

• Recruiting: Das Institut ca. 45 neue Mitarbeiter pro Jahr zu rekrutieren, während die Fluktuation von ca. 25 Mitarbeitern zunimmt.
• Learning & Development: Das Institut expandiert sein Angebot in den Bereichen Digital Learning (DL) und technische Plattformen, um den Bedürfnissen der Kunden besser gerecht zu werden.
• Anforderungsmanagement: Die für die technische Weiterentwicklung zuständige Abteilung ist stark unter Druck, der Fachbereich schafft es nicht, die Anforderungen ausreichend beschrieben und priorisiert and die IT weiterzugeben. Dadurch kommt es zu Diskussionen um Rollen und Verantwortungen.

3. Strategische Ausrichtung

Das Institut strebt darauf hin, sich als “one-stop-shop” für Learning zu etablieren, indem sie eine Vielzahl von Dienstleistungen anbietet, von Consultingleistungen über technische Plattformen bis hin zu Großkundenservices. Die Strategie beinhaltet:

• Expansion des Geschäfts: Durch sinnvolle Investitionen und intelligentes Partnering in den Bereichen Lernwelt und Lerntechnologien.
• Marktführendes Angebot: Durch die Entwicklung neuer digitaler Lösungen und die Integration in das bestehende Portfolio.
• Internationale Expansion: Durch intelligentes Partnering und die Erweiterung des Geschäftsbereichs in die Internationalisierung.

4. Projektziel

Das Projekt zielt darauf ab, Rollen, Verantwortungen und strategische Steuerungs- und Kommunikationselemente wie eine Balanced Scorecard (BSC) als integriertes Zielsystem für das Business-Applications-Team zu entwickeln. Die BSC soll die strategischen Ziele des Instituts unter Berücksichtigung der agilen Projektorganisation umsetzen und steuern.

Schwerpunkte:

• Coaching des internen Projektleiters: Der Projektleiter wird in die Entwicklung und Umsetzung der BSC gecoacht, um seine Fähigkeiten in der agilen Projektmanagement zu stärken.
• Stärkung der agilen Projektorganisation: Die klare Rollenaufteilung etwa mithilfe von Product Ownern auf der Fachseite und einer BSC soll die agilen Prozesse im BA-Team stärken, indem sie klare Rollen, Ziele, Maßnahmen und Kennzahlen definiert und vereinbart, die die agile Arbeit unterstützen.

5. Methode und Maßnahmen

5.1. Methode:

• Workshops zur Strategiekarte: Die Entwicklung der BSC beginnt mit Workshops, in denen die strategischen Ziele und die entsprechenden Maßnahmen definiert werden.
• Definition von Kennzahlen: Für jede Perspektive der BSC (Mitarbeiter, Kunden, Finanzen, Prozesse) werden konkrete Kennzahlen und Zielwerte definiert.
• Agile Methoden: Die agilen Prinzipien wie Scrum und Kanban werden in die Projektorganisation integriert, um die Effektivität und Flexibilität des Teams zu erhöhen.

5.2. Maßnahmen:

• Entwicklung der Strategiekarte: Die Strategiekarte wird entwickelt, um die strategischen Ziele und die entsprechenden Maßnahmen zu visualisieren.
• Reflektion von Technologietrends: Regelmäßige Reflektionen von Technologietrends und ihre Einbindung in die Projektarbeit.
• Stärkung der Mitarbeiterzufriedenheit: Maßnahmen zur Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit, wie qualifizierte Maßnahmen für die Mitarbeiterentwicklung.
• Optimierung der Prozesse und Tools: Die Prozesse und Tools werden optimiert, um die agilen Prinzipien besser umsetzen zu können.

6. Erwartete Ergebnisse

• Klare strategische Ausrichtung: Die BSC stellt sicher, dass das BA-Team seine strategischen Ziele klar und konzentriert verfolgt.
• Stärkung der agilen Projektorganisation: Die agile Projektorganisation wird durch die BSC gestärkt, indem klare Ziele, Maßnahmen und Kennzahlen definiert werden.
• Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit: Durch die Maßnahmen zur Mitarbeiterentwicklung und -zufriedenheit wird die Motivation und Effektivität des Teams gesteigert.
• Höhere Kundenzufriedenheit: Die BSC unterstützt die Erreichung der Kundenziele, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

7. Rollen und Ressourcen

• Projektleiter: Interner Projektleiter, der durch das Coaching gestärkt wird.
• Berater: Externe Berater für die Entwicklung der BSC und die agile Projektmanagement.
• Mitarbeiter: Das BA-Team und andere relevanten Mitarbeiter des Instituts.