Oftmals stellen wir in Projekten fest, dass eine Krise – meist in großen IT-Projekten – durch die mangelnde Ausrichtung der Organisation und Prozesse im Projekt und / oder auch in Verbindung mit der Linienorganisation entstanden ist. Hier kann Krisenmanagement und das Arbeiten an einer Verbesserung der Performance nur unzureichend helfen, zur Erreichung der gesteckten Ziele ist vielmehr eine Transformation wichtiger Teile der Projektorganisation und ihrer Prozesse notwendig.
Abbildung: Alarm in einem großen Entwicklungsprojekt
Durch eine systematische Neuausrichtung kann die Effizienz erhöht, Kosten gesenkt und die Zusammenarbeit zwischen der Projekt- und Linienorganisation verbessert werden. Unser Ansatz stellt sicher, dass bestehende Projekte stabilisiert werden, während zukünftige Projekte von einer nachhaltig verbesserten Struktur profitieren.
Herausforderungen und Notwendigkeit der Neuausrichtung
- Unterschätzung von Entwicklungsaufwänden: Fehlende Erfahrungswerte und eine unzureichende Design-to-Cost-Strategie führen zu kontinuierlichen Abweichungen bei Aufwand und Zeitplänen.
- Mangelnde frühzeitige Problemerkennung: Ohne geeignete Frühwarnsysteme laufen Projekte Gefahr, in Budget- und Zeitprobleme zu geraten.
- Schwache Governance-Strukturen: Fehlende klare Regeln, Rollen und Verantwortlichkeiten führen zu mangelnder Transparenz und inkonsistenter Entscheidungsfindung.
- Schnittstellenprobleme zwischen Projekt- und Linienorganisation: Unklare Zuständigkeiten und ineffiziente Zusammenarbeit behindern den Projekterfolg.
- Fehlende systematische Erfolgssteuerung: Unzureichende KPIs und Controlling-Mechanismen erschweren eine zielgerichtete Steuerung von Kosten, Ressourcen und Qualität.
Unsere Vorgehensweise zur Neuausrichtung
Unsere Unternehmensberatung setzt auf einen bewährten mehrstufigen Prozess, um eine effektive Neuausrichtung der Projektorganisation und ihrer Schnittstellen zur Linienorganisation sicherzustellen. Hierfür setzen wir – neben den klassischen Methoden des Senior Projektmanagements – auch vermehrt künstliche Intelligenz ein um vitale Prozesse wie etwa das Requirements Management oder die Continuous Integration sowie das Projektmanagement effektiver und auch effizienter zu machen.
Schritt 1: Einführung eines Frühwarnsystems (Early Warning Metrics)
- Ziel: Rechtzeitiges Erkennen von Abweichungen in Zeit, Kosten und Ressourcen.
- Maßnahmen:
- Definition von Schlüsselkennzahlen zur Erfolgsmessung (z. B. Feature-Umsetzung vs. Plan, Ressourcenverfügbarkeit, Fehlerquote).
- Einrichtung von regelmäßigen Status-Checks und Eskalationsmechanismen.
- Implementierung eines standardisierten Berichtswesens zur Steuerung kritischer Faktoren.
- Nutzen: Kosten- und Zeitrisiken können frühzeitig erkannt und Gegenmaßnahmen rechtzeitig eingeleitet werden.
Abbildung: Blick auf die Frühwarn- und Performanceindikatoren
Schritt 2: Aufbau einer soliden Governance-Struktur
- Ziel: Sicherstellen, dass Prozesse, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsstrukturen effizient und klar definiert sind.
- Maßnahmen:
- Stärkung oder Einführung eines PMO (Project Management Office) zur übergreifenden Projektsteuerung.
- Standardisierung von Entscheidungswegen und Eskalationsstufen.
- Festlegung klarer Rollen innerhalb der Projektorganisation und der Linienorganisation zur Vermeidung von Kompetenzüberschneidungen.
- Implementierung eines RACI-Modells zur klaren Zuordnung von Verantwortlichkeiten.
- Nutzen: Reduzierung von Reibungsverlusten, höhere Transparenz und verbesserte Reaktionsgeschwindigkeit in Krisensituationen.
Abbildung: Betrachtung der Projekt-Governance
Schritt 3: Effizienzsteigerung in der Projektausführung (Execution Optimization)
- Ziel: Optimierung der täglichen Zusammenarbeit und Minimierung von Verzögerungen.
- Maßnahmen:
- Einführung systematischer Reviews zur Identifikation und Beseitigung von Engpässen.
- Förderung der interdisziplinären Zusammenarbeit zwischen Projektteams und Linienorganisation.
- Stärkere Fokussierung auf eine agile Arbeitsweise zur schnelleren Reaktion auf Änderungsanforderungen.
- Nutzen: Höhere Produktivität der Teams, schnellere Umsetzung von Meilensteinen und Reduktion von Kostenüberschreitungen.
Schritt 4: Integration eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (Continuous Improvement)
- Ziel: Nachhaltige Optimierung der Projektmanagement-Strukturen und eine lernende Organisation etablieren.
- Maßnahmen:
- Einführung eines Scorecard-Systems zur kontinuierlichen Bewertung der Projektleistung.
- Regelmäßige Lessons-Learned-Workshops zur Identifikation von Verbesserungspotenzialen.
- Aufbau eines digitalen Dashboards zur Echtzeit-Überwachung von Projektfortschritt und Ressourcennutzung.
- Nutzen: Nachhaltige Verbesserung der Projektmanagement-Prozesse und Etablierung einer Kultur des kontinuierlichen Lernens.
Schritt 5: Unterstützung durch gezielte Interventionen
- Ziel: Kurzfristige Problemlösung durch gezielte Eingriffe und Coaching.
- Maßnahmen:
- Durchführung eines Red Flag Scans, um kritische Schwachstellen schnell zu identifizieren.
- Bereitstellung von Interim-Management-Experten für Krisenprojekte.
- Coaching von Projektleitern zur Verbesserung von Führungskompetenzen und Entscheidungsfähigkeit.
- Nutzen: Sofortige Verbesserung der aktuellen Projektperformance und Stärkung der Führungskompetenzen.
Abbildung: Unterstützung durch gezielte Interventionen
Ergebnis: Eine leistungsfähige Projektorganisation für die Zukunft
Durch die konsequente Umsetzung dieser Maßnahmen wird die Neuausrichtung der Projektorganisation sichergestellt. Die Vorteile auf einen Blick:
- Frühzeitige Risikominimierung durch ein leistungsfähiges Frühwarnsystem.
- Stabile Governance mit klaren Prozessen, Rollen und Verantwortlichkeiten.
- Optimierte Projektausführung mit höherer Effizienz und Transparenz.
- Nachhaltige Verbesserung durch kontinuierliche Evaluierung und Anpassung.
- Engere Verzahnung mit der Linienorganisation zur besseren Ressourcensteuerung und Entscheidungsfindung.
Unsere Unternehmensberatung begleitet Unternehmen Schritt für Schritt bei der Neuausrichtung ihrer Projektorganisation, um bestehende Projekte zu stabilisieren und zukünftige Vorhaben effizienter und erfolgreicher umzusetzen.
Haben Sie Interesse an mehr Informationen? Sprechen Sie uns unverbindlich an.